每年到了年中或者年尾都要进行总结,项目每个关键节点结束的时候要进行总结,遇到突发事件解决以后,也要进行总结。
总结时,叫上团队成员,坐在会议室,开始冗长乏味的会议,大家痛苦的坐着,听着领导的表扬,发言,训话,这样大家痛苦一下午都没有结果。
那要如何做好总结呢?你可以试试复盘这个方法,这是一种快速有效地从经验中学习的结构化方法。
1 那什么是复盘呢?
复盘原本是一个围棋术语,指下完棋,棋手重新摆一遍下棋的过程,以探讨得失,总结当时有无更好的应对招数。
那复盘用到企业里面,又称行动后的反思或者回顾,是目前知识管理实践中应用最为广泛的工具之一。复盘是一个简单而有效的过程,使团队从过去的成功中得到经验,在过去的失败中得到教训,以改进未来的表现。它是一个结合了技术和人为因素的快速报告工具,为团队提供一系列反思一个项目,活动,事件或者任务的机会,以便下次可以做的更好。
在联想,“复盘”是联想通过企业实践总结出的重要方法论,也是常出现在柳传志口中的高频词汇,已成为联想人的工作习惯,是企业文化中的重要方法论之一,是指工作做完了再回顾一遍,目的是不断检验和校正目标,不断分析过程中的得失,便于改进,不断深化认识和总结规律。在联想30年的成长过程中,复盘对企业的发展和组织智慧的积累都起到了重要作用。
华为有一种复盘方法叫“民主生活会”, 它是华为始终坚持的一种自我批判的方式,会议每三个月或者半年举行一次,要求全体中高管理层参与,包括任正非。
在日本丰田企业公司,复盘则是更为系统化的精益工作方法——A3报告, 就是把问题的源头、分析、纠正和执行计划在一种A3纸上表达出来并及时更新结构。A3报告已经成为一种标准方法,可用于总结并解决问题的方案,进行状态报告以及绘制价值流图。
在阿里巴巴,马云喜欢下围棋,用复盘这个方法来进行项目和人才的管理。阿里大复盘每年至少做两次,第一次复盘在每年3月份左右,第二次在十一左右。除了大型复盘,还有事件复盘和组织复盘。
在5月10号,阿里日集体婚礼上,马云做为证婚人表示:在阿里谈恋爱吵架以后是要复盘的,灵魂四问,要问为什么吵?吵什么?吵能解决问题吗?怎么能不吵?可见马云是多么喜欢复盘。
2 复盘跟一般的总结有什么不同呢?
1)结构化
复盘有形式和流程去保证有过程,有产出,有跟进。
2)导向性
复盘更强调学习,对于个人,团队与组织能力都是一种提升
学习有N种方式:向书本学、向身边人学、向自己过去的经验与教训学。而我们每天的工作中,每时每刻都在发生向自己过去的经验和教训学, 而复盘就是向自己学习的一种高效方法
3)参与性
复盘都团队成员集体全程参与,后续还伴随集体行动, 在这个过程中,个人,团队,组织能力都有提升。
3 复盘中存在的误区
1)搞复盘不是搞批斗
复盘是对事不对人,是为了后续提升人和组织的能力而做的,而不是秋后算账的手段。
有些领导在复盘的过程中,看到了很多失败的事情,然后就开始对发脾气,看是谁做的。 这样复盘一次,以后就再也没有人敢说话了。
2)报喜不报忧
很多人参与复盘时,因为种种原因,害怕暴露自己的不足,只说成绩,不谈缺点。这样实际上失去了学习、改进、提升的意义。
大家面子薄,都怕得罪人,然后开始互相吹捧,看着大家挺和谐,其实没有任意意义。
3)团队成员参与不够
在团队复盘会议中,每个人的参与程度不同,受到很多复杂而微妙的因素影响。主要症状包括:完全不参与;揣摩上级意图,不表达自己的看法;少数成员过于活跃,几乎主导了整个会议;相互指责,难以达成共识;“老打岔”,使讨论过程一再中断。
4 复盘前准备工作
1)参会人员的事先准备
“凡事预则立,不预则废”,在复盘会议开始之前,要做好所有准备工作,包括时间、地点的选择,设备与设施、数据与资料的准备,人员的协调与预热等。否则,很容易出现“该到的人没到”、缺乏相关资料、设备故障等问题。
还有就是对于每个到会的人,需要让他们提前思考,这里有三个问题可以考虑:
在这个项目,任务或者事件里
哪些是做的好的?
哪些是做的差的?
有什么改进的方法?
每个写三点,这样到会以后不会没有话说。 做到大家都参与。
2)主持人事先准备
团队复盘会议,本质上是一个结构化的团队学习过程,需要有效的引导。引导者必须保持中立,要关注团队互动的过程,通过提问、总结、调解等干预手段,确保会议按既定议程进行,并达到预期效果。
同时,引导者还要运用恰当的复盘形式和干预措施,营造适宜反思、学习、交流的氛围,确保参与者相互信任、开诚布公、实事求是、有效参与,并鼓励自我反思、深入探询。
所以支持者需要提前准好问题,这次项目的目的,目标等等。
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